Mais frequente do que se possa imaginar, a perda de estoque faz parte da realidade de muitas empresas. A perda de estoque acontece quando a comparação entre o inventário de mercadorias do estoque e os relatórios gerenciais apresentam uma diferença significativa de itens. Ou seja, quando os dados do sistema e a quantidade real dos produtos tiverem uma grande divergência entre si, configura-se a perda de estoque, causando prejuízo e acendendo um grande alerta quanto à segurança e consistência das informações do estabelecimento.
Em micros e pequenos negócios, o cuidado em prevenir a perda de estoque deve ser ainda mais reforçado. Nestes cenários, o estoque costuma ser reduzido, impactando tanto a questão financeira quanto o atendimento das demandas de clientes.
Principais motivos de perda de estoque
Vários fatores podem causar essa incompatibilidade entre os números reais versus os esperados. Acompanhe abaixo alguns dos principais motivos.
1 – Erros gerenciais
O controle de estoque é fundamental para o bom funcionamento da área. As falhas mais frequentes dizem respeito à gestão dos produtos, desde o registro incorreto de um novo item, até uma venda ou saída não documentada pela loja. Os erros gerenciais que mais acarretam a perda de estoque presumem a falta de processos bem definidos e/ou um sistema pouco eficiente.
2 – Danos
O transporte e a armazenagem das mercadorias são etapas muito importantes, as equipes responsáveis por estas tarefas devem ser instruídas a manusear os itens corretamente para evitar danos parciais ou integrais. Além disso, as avarias aos produtos e a consequente perda de estoque podem acontecer pela falta de estrutura ou ferramentas adequadas para a guarda e manipulação, como local protegido do sol e chuva, prateleiras, carrinhos e outros instrumentos.
3 – Furtos
Outra preocupação em relação à manutenção do estoque diz respeito a furtos que, infelizmente, podem acontecer no ambiente da empresa. A ação pode ser causada por pessoa externa ou alguém da própria equipe, por isso, é essencial que a segurança seja uma prioridade, reduzindo vulnerabilidades e aumentando o controle sobre o registro de entrada e saída tanto de mercadorias.
Como evitar a perda de estoque?
Conforme vimos nos itens anteriores, o reforço no controle, manuseio e segurança são necessários para eliminar riscos que possam causar a perda de estoque. Para isso, a empresa deve preocupar-se em comunicar toda a equipe sobre a implantação de novas políticas, tornando transparentes e acessíveis as regras de manipulação de produtos no estoque, por exemplo.
É importante que exista um gerenciamento da eficiência dessa política, através de uma conferência mais rigorosa no recebimento e na retirada de itens. Esta prática também evita que produtos danificados cheguem ao estoque e causem prejuízos futuros.
Outra alternativa a ser considerada, é investir em estrutura e ferramentas que auxiliem a equipe a armazenar e transportar a mercadoria. Além de menos esforço físico empregado nas tarefas, as chances de perdas de estoque com avarias também são reduzidas. As regras de estocagem precisam ser conhecidas por todos os envolvidos no processo e seguir um padrão lógico relacionado a data de recebimento e controle de lotes.
Os investimentos não devem parar só no espaço físico, pois os dados virtuais também merecem atenção especial. Um bom sistema de gestão precisa integrar o controle de estoque com as vendas realizadas pelas unidades, trazendo mais confiabilidade e rapidez aos processos. Além de evitar a perda de estoque, um software de gerenciamento melhora a análise de desempenho e a visão estratégica do gestor e de sua equipe, aperfeiçoando e facilitando a tomada de decisão. Através da geração de relatórios é possível conferir itens próximos da validade ou com menos saída para criar promoções e vender mais.
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