Para sua equipe, fazer inventário ainda é sinônimo de madrugada em claro, planilhas confusas e retrabalho? Se sim, é hora de olhar com carinho para o inventário com coletores de dados.

Quando você substitui a contagem manual por códigos de barras, QR Codes ou etiquetas RFID lidos em segundos, o inventário deixa de ser um problema e passa a ser um processo rápido, confiável e totalmente integrado ao ERP.

O que é inventário com coletores de dados?

O inventário com coletores de dados é a forma mais moderna e segura de conferir o estoque físico da empresa. Em vez de anotar quantidades em papel ou digitar código por código no computador, o colaborador usa um coletor portátil para ler os códigos e etiquetas necessários.

A partir dessas leituras, o item é identificado automaticamente, a quantidade é registrada no coletor, os dados são enviados para o sistema de gestão (ERP ou WMS) e o estoque é atualizado com muito mais precisão. O coletor funciona como um elo entre o estoque físico e o estoque digital, garantindo que o que está na prateleira esteja alinhado com o que está no sistema.

Passo a passo de um inventário com coletores de dados

A seguir, confira um roteiro prático para estruturar o inventário com coletores de dados na sua empresa.

1. Preparar o cadastro de produtos e o ERP

Um inventário bom começa antes da contagem. Quanto mais bem preparado estiver o sistema, mais fluido será o inventário:

– Organize o cadastro de produtos no ERP (código, descrição, unidade de medida, localização, código de barras);

– Garanta que todos os itens tenham código de barras/QR Code/RFID ou planeje a etiquetagem antes do inventário;

– Defina as localizações físicas (rua, prateleira, posição, loja, sala etc.);

– Alinhe com TI/fornecedor como será o fluxo de integração do inventário com coletores de dados (online em tempo real ou por importação de arquivo).

2. Definir o tipo de inventário

Você pode usar inventário com coletores de dados em diferentes modelos. Definir o tipo de inventário e o escopo antes de começar evita “surpresas” durante a contagem:

– Inventário geral é a contagem de todos os itens em uma data específica (por exemplo, fim do ano fiscal);

– Inventário cíclico/rotativo é a contagem frequente de grupos de produtos ao longo do ano;

– Inventário por amostragem é a contagem de uma amostra de itens para conferir se o estoque está dentro do nível de acerto esperado.

3. Configurar os coletores de dados e dividir as equipes

Hora de preparar o time e os equipamentos. Coletores com sistema Android, por exemplo, permitem usar aplicativos com interface intuitiva, que orientam o colaborador passo a passo durante o inventário:

– Parametrize nos coletores o tipo de inventário, loja/depósito, usuário e turno;

– Conecte os coletores ao Wi-Fi/4G/Bluetooth, conforme o modelo e o ambiente;

– Ajuste os aplicativos de inventário para trabalhar com contagem cega (sem mostrar o saldo do sistema ao operador);

– Divida a equipe em duplas ou trios por área.

4. Executar a contagem cega com coletores de dados

A contagem cega é um dos pontos mais importantes do inventário com coletores de dados.

Ela funciona assim:

– O colaborador não vê o saldo que está no sistema;

– Ele apenas lê os códigos e informa a quantidade que enxerga fisicamente;

 -O sistema registra essas quantidades sem “sugerir” nenhum número ao operador;

Sem contagem cega, é comum a pessoa ajustar o número para o saldo do sistema, mesmo quando a realidade física é outra. Por isso, esse processo evita que o colaborador seja influenciado pelo que “deveria” existir no estoque.

Isso aumenta a confiabilidade do inventário, facilita a identificação de erros de processo, furtos, perdas e lançamentos incorretos, e, além disso, entrega uma visão mais realista do estoque.

5. Tratar divergências e fazer a segunda contagem

Depois de rodar o inventário com coletores de dados, é normal aparecerem divergências entre quantidade física contada e quantidade registrada no ERP. O fluxo recomendado é:

– Gerar relatórios de itens divergentes (para cima ou para baixo);

– Direcionar uma segunda contagem cega, preferencialmente feita por outro operador;

– Verificar possíveis causas, como produto armazenado em local errado; entrada/saída não lançada; etiquetas trocadas ou perdas não registradas.

Só depois de esgotadas as conferências é que se faz o ajuste definitivo no sistema.

6. Integrar o inventário com o ERP e fechar o estoque

A integração do inventário com coletores de dados com o ERP pode acontecer de duas formas principais:

– Integração online, em que o coletor envia as contagens em tempo real para o sistema, que já atualiza o estoque assim que os dados são confirmados.

– Integração por lote/arquivo, onde as leituras ficam gravadas no coletor ou no app e são importadas pelo ERP ao final da contagem.

Em ambos os casos, o ideal é que o sistema registre quem contou, quando contou e em qual local; permita simular o impacto do inventário antes de “bater o martelo”; gere relatórios de antes e depois, com histórico de ajustes.

Assim, todo o processo fica auditável e transparente.

7. Analisar indicadores e melhorar o processo

Um bom inventário com coletores de dados não termina quando o estoque é ajustado.

Depois do fechamento, vale acompanhar indicadores como:

– Taxa de acerto do estoque (diferença antes x depois);

– Tempo médio de contagem por área;

– Itens com maior divergência recorrente;

– Áreas críticas (setores com mais erros ou rupturas)

Com esses dados, você pode adequar processos de recebimento, separação e expedição; melhorar a organização física do estoque; aumentar ou reduzir a frequência do inventário cíclico em determinados setores e treinar a equipe nos pontos mais sensíveis.

A ATM apoia o seu inventário com coletores de dados

Implementar um inventário com coletores de dados não é só comprar equipamento: é estruturar um processo completo de conferência, integração e suporte. A ATM pode te ajudar em todas as etapas com:

– Venda e aluguel de coletores de dados;

– Integração com o seu ERP e apoio técnico para parametrização do inventário;

– Suporte e manutenção para manter os coletores sempre prontos para uso;

– Orientação prática para você estruturar um fluxo de inventário com coletores de dados adequado ao tamanho e à rotina do seu negócio.

Seja para supermercados, lojas de materiais de construção, farmácias, atacarejos ou indústrias, a ATM está pronta para ajudar a transformar o inventário em um processo rápido, confiável e totalmente automatizado. Fale conosco!

Leia também: Modelos de coletores de dados: como escolher o ideal para sua operação.