Contar com um software de gestão no comércio é muito mais do que ter controle sobre as operações, é poder contar com processos mais assertivos em todas as etapas. Na hora de empreender nem sempre os proprietários estão cientes da importância deste tipo de gestão, preocupando-se apenas com as obrigatoriedades fiscais, como a emissão de notas fiscais.
A grande vantagem dos softwares de gestão é que eles também cuidam desta parte, mas são muito mais completos. Eles facilitam rotinas, dão maior controle ao gestor sobre tudo o que acontece e podem até ajudar o comércio a faturar mais e a melhorar a margem de lucro.
Confira as principais vantagens que as lojas com software de gestão têm sobre a concorrência:
1. Menos erros e fraudes
Quanto mais automatizados forem os processos, menores as chances de erro humano.
Pense no momento da compra, por exemplo. Em vez de somente somar os valores das compras na calculadora e correr o risco de errar a digitação de algum número, com o software será possível conferir todos os itens e valores, garantindo que a conta esteja certa.
Mas não é apenas no caixa que o software ajuda. Pense em todos os processos que existem na sua loja: administrativo, financeiro, controle de estoque… todas estas etapas estão sujeitas a falhas humanas, e o software ajudará a evitar que elas ocorram.
E não é apenas das falhas não intencionais que o software protegerá o seu negócio, mas até mesmo de pessoas mal-intencionadas, sejam elas clientes, fornecedores ou funcionários. Com o controle total de estoques e valores, qualquer não conformidade é facilmente rastreável.
2. Mais produtividade e foco no seu negócio
Quando boa parte da sua gestão fica registrada e controlada por meio do software, você e a sua equipe têm mais tempo para se dedicar ao que interessa: o seu comércio. Como o trabalho será realizado com mais assertividade, isso reduzirá a quantidade de erros e do retrabalho que eles geram.
O software gerará uma economia de tempo significativa, principalmente na hora de fazer balanços ou apurar impostos, por exemplo. Em vez de cuidar destas burocracias, a equipe pode concentrar-se em melhorias no atendimento, na estrutura da loja e até pensar em soluções criativas para melhorar as vendas.
3. Informações seguras e organizadas
Com possibilidade de diferentes usuários e permissões de acesso, você controla o que cada membro da equipe pode visualizar e editar no sistema, deixando-os concentrados em suas respectivas áreas de atuação. Além disso, esta possibilidade também gera mais segurança das informações que circulam pelo estabelecimento.
Com tantas informações importantes armazenadas no software, também é importante avaliar as possibilidades de armazenamento na nuvem em um servidor seguro e backups automáticos, para que você e sua equipe não precisem se preocupar com isso. Desta forma, você tem a segurança de que dados tão importantes para o seu comércio não se perderão da noite para o dia.
A organização de todos os processos é outra vantagem proporcionada pelo software, como por exemplo a consulta da disponibilidade de estoque. Em vez de um vendedor perder tempo procurando algo que o cliente pediu, ele pode simplesmente consultar se determinado produto está disponível no estoque e, dependendo do caso, poderá até informar quando a loja será abastecida com o item novamente.
4. Melhora no atendimento
Além da agilidade na consulta do estoque que acabamos de mencionar, o software de gestão da loja ajudará de maneira mais ampla a melhorar o atendimento ao cliente final. Você pode, por exemplo, contar com um cadastro deles, que apurará mais rapidamente os dados para notas fiscais.
Estes cadastros também podem ajudar a estabelecer uma política de descontos, limites de crédito e muitas outras possibilidades que poderão ser elaboradas pela sua equipe – que terá mais tempo para pensar nestas estratégias.
5. Mais controle de estoque e do financeiro
Principalmente em grandes lojas, em que o cliente mesmo escolhe os produtos e apenas os leva ao caixa, contar com um bom controle de estoque e financeiro evitará muitas dores de cabeça. Isso porque tudo o que entra e sai estará registrado. Assim que determinado produto passa pelo leitor de código de barras e a compra é finalizada, ele já estará deduzido do estoque. Fazer este controle manualmente em lojas deste tipo é inviável.
Com o controle de estoque vem também parte do controle financeiro, que saberá exatamente o que entra, o que sai, qual o custo de aquisição e qual o custo de venda. Além disso, é possível emitir relatórios de desempenho, que ajudam a entender como andam as vendas e como está a margem de lucro do negócio.
O módulo financeiro dos softwares de gestão também abre possibilidade para os controles de receitas e despesas, auxiliando o comércio a se manter financeiramente saudável.
6. Adequação fiscal
Com uma legislação complexa e em constante atualização, um dos grandes medos dos comerciantes é não estar em conformidade com algum tipo de exigência do governo. O software de gestão também se mostra um forte aliado nestas horas, contando com funcionalidades que já estão de acordo com o que manda a lei e evitando dores de cabeça para o empreendedor.
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